Cómo firmar electrónicamente con KBA (Formulario 8879)

Para firmar electrónicamente de forma segura IRS tendrás que verificar tu identidad mediante la Autenticación Basada en el ConocimientoKBA), un proceso rápido que te hace preguntas personales basadas en tu historial financiero. A continuación, te explicamos cómo funciona KBA , los pasos para firmar y qué hacer si te encuentras con un error de verificación del SSN.

Cubierto aquí:

• KBA, explicado
• Cómo firmar electrónicamente con KBA
• Tratamiento del error de verificación del SSN para KBA

KBA, explicado

KBA o Autenticación Basada en el Conocimiento es el proceso de verificación de identidad que el IRS exige para firmar electrónicamente el formulario 8879. Las preguntas de la Autenticación Basada en el ConocimientoKBA) se generan a partir de bases de datos públicas y del historial financiero del firmante. 

KBA sólo es posible con un número de la Seguridad Social (SSN), no con un ITIN (Número de Identificación Personal del Contribuyente). Los ITIN se expiden a las personas físicas únicamente a efectos fiscales. No deben utilizarse como identificación para obtener un crédito. Los sistemas de crédito no los reconocerán como otra cosa que no sea un SSN incorrecto, por lo que no pueden utilizarse para KBA.

Para que KBA sea un método fiable de verificar la identidad y mantener a salvo los datos confidenciales, se han incorporado varias salvaguardias al proceso de KBA . Estas salvaguardias pueden impedir a veces que algunos firmantes completen una KBA. En raras ocasiones, la información de las bases de datos públicas es incorrecta y el firmante no puede proporcionar respuestas coincidentes. Diversos estudios sobre KBA KBA indican que la tasa media de éxito del KBA se sitúa en torno al 90%.

Cómo firmar electrónicamente con KBA

Una vez que tengas un documento para firmar con KBA, sigue estos pasos para firmar:

1. Si recibes la solicitud de firma por primera vez, lee la Divulgación de firmas electrónicas, acepta utilizar firmas electrónicas, marca la casilla y haz clic en Continuar.

2. Para empezar a firmar el documento, haz clic en Empezar a firmar en la parte superior.

3. Revisa el contenido y, a continuación, haz clic en los campos para firmar electrónicamente donde se te solicite. Introduce tu firma y tus iniciales una sola vez; luego se utilizarán para los documentos posteriores.

4. Pulsa Siguiente para resaltar el siguiente campo. Nota: No puedes firmar un documento hasta que todos los campos estén rellenados.

5. Una vez rellenados todos los campos, haz clic en Finalizar con KBA. Responde a las preguntas para verificar tu identidad y haz clic en Finalizar. Dispones de dos intentos para KBA y necesitas responder correctamente al menos a tres de las cinco preguntas.

Verás una notificación en la parte superior de la página cuando el documento se haya firmado correctamente.

Tratamiento del error de verificación del SSN para KBA 

Si encuentras el mensaje de error " Lamentablemente, no hay preguntas disponibles para verificar tu identidad para el número de la seguridad social facilitado", significa que nuestro proveedor KBA no pudo reunir suficientes datos de las agencias de crédito o de los registros públicos para crear el conjunto requerido de cinco preguntas basadas en el número de la seguridad social facilitado. Esto suele ocurrir cuando tu actividad financiera no ha sido lo suficientemente importante a ojos del público como para generar el cuestionario de verificación.

Algunas razones por las que los firmantes pueden no ser capaces de completar el proceso KBA son (entre otras):

• Un contribuyente recién casado cuyos registros públicos utilizan sus apellidos de soltera y direcciones anteriores.
• La información de los registros públicos puede ser incorrecta y es posible que nuestro software no pueda hacer coincidir esta información en la declaración.
• La información de las bases de datos públicas puede ser incorrecta y tu cliente puede ser incapaz de responder a esas preguntas.
• Los clientes jóvenes o los que se han mudado recientemente a EE.UU. pueden no ser buenos candidatos para el formulario 8879 eSign, ya que puede que no sea posible enviar un KBA si tienen pocos registros públicos.

Por ahora, no existe una solución directa para este problema. Para proporcionar una firma electrónica compatible de forma remota, es posible que tengas que seguir estos pasos:

1. Imprime los formularios necesarios.
2. Firma a mano los formularios impresos.
3. Vuelve a escanear los formularios firmados en el sistema.

Este proceso te permite proporcionar tu firma respetando las normas de cumplimiento necesarias, a pesar del error de verificación del SSN.