Cómo firmar documentos
Las firmas electrónicas, reconocidas por ley en muchos países (incluidos EE.UU., Canadá y Europa) desde principios de la década de 2000, son tan válidas como las firmas tradicionales en papel. No es necesario visitar la oficina de su contable ni enviar documentos por correo: basta con firmar cualquier documento directamente en su portal de clientes. En este artículo le explicamos cómo.
Explicado aquí:
- Firma electrónica de documentos preparados por la empresa
- Editar su firma electrónica
- Añadir una firma manuscrita
- Firma electrónica con autenticación basada en el conocimiento (KBA)
- Firma electrónica con firmas electrónicas cualificadas o avanzadas (QES/AdES)
- El documento está pendiente de firma electrónica, pero no hay campos de firma
Firma electrónica de documentos preparados por la empresa
Para revisar y firmar un documento, siga estos pasos:
1. Vaya a la categoría Documentos de sus páginas Inicio y Documentos para encontrar los documentos pendientes de firma.
2. Abra un documento pendiente de firma. Cuando reciba la solicitud de firma por primera vez, lea la Divulgación de firmas electrónicas, acepte utilizar firmas electrónicas, marque la casilla y haga clic en Continuar.
2. Para empezar a firmar el documento, haga clic en el botón Inicio situado en el extremo derecho.
Si su documento requiere un QES/AdES, el flujo es diferente. Por favor, lea la sección siguiente.
3. Revise el contenido y, a continuación, haga clic en los campos para firmar electrónicamente donde se le solicite. Un contador de camposa rellenar en la parte superior le ayudará. Introduzca su firma y sus iniciales una sola vez; luego se utilizarán para los documentos siguientes.
4. Haga clic en Siguiente para resaltar el siguiente campo. Nota: No podrá firmar un documento hasta que no haya rellenado todos los campos.
5. Una vez rellenados todos los campos, pulse Finalizar. Si se ha solicitado KBA, consulte la sección siguiente.
Negarse a firmar electrónicamente el documento
¿No quiere firmar? Haga clic en los tres puntos de la parte superior derecha del documento y seleccioneRechazar firma. A continuación, confirme haciendo clic en Rechazar firma electrónica. Póngase en contacto con la empresa para estudiar otras opciones.
Editar su firma electrónica
Una vez que firme y ponga sus iniciales en un documento, su firma electrónica y sus iniciales se utilizarán en los documentos siguientes cuando haga clic en los campos obligatorios.
Si desea editar sus iniciales o su firma, haga clic en el campo correspondiente, realice los cambios y pulse Insertar.
Active Insertar en todas partes si desea actualizar la firma o las iniciales en todas las partes del documento.
Añadir una firma manuscrita
No todo el mundo acepta firmas mecanografiadas, pero siempre puedes crear una manuscrita:
1. Haga clic en el campo Mi firma o Iniciales .
2. Cambie a la pestaña Dibujar y firme con el dedo sobre la alfombrilla o con el ratón.
3. Haga clic en Insertar.
Si desea rehacer la firma, haga clic en Borrar mientras edita y vuelva a firmar.
Firma electrónica con autenticación basada en el conocimiento (KBA)
KBA o Autenticación Basada en el Conocimiento es el proceso de verificación de identidad que el IRS requiere para firmar electrónicamente el formulario 8879.
Si su contable ha solicitado KBA, rellene todos los campos de firma como se ha descrito anteriormente y, a continuación, haga clic en Finalizar con KBA dentro del documento. Responda a las preguntas para verificar su identidad y haga clic en Finalizar. Dispone de dos intentos para KBA y necesita responder correctamente al menos a tres de las cinco preguntas.
KBA sólo es posible con un número de seguridad social (SSN) - no ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). Los ITIN se expiden a una persona únicamente a efectos fiscales. Los ITIN no deben utilizarse como identificación para obtener créditos. Los sistemas de crédito no los reconocerán como otra cosa que no sea un SSN incorrecto, por lo que no pueden utilizarse para KBA.
Verás una notificación en la parte superior de la página cuando el documento se haya firmado correctamente.
Algunas razones por las que los firmantes pueden no ser capaces de completar el proceso KBA son (pero no se limitan a):
- Un contribuyente recién casado cuyos registros públicos utilizan sus apellidos de soltera y direcciones anteriores.
- La información de los registros públicos puede ser incorrecta y es posible que nuestro software no pueda cotejar esta información en la declaración.
- La información de las bases de datos públicas puede ser incorrecta y es posible que su cliente no pueda responder a esas preguntas.
- Los clientes jóvenes o los clientes que se han mudado recientemente a EE.UU. pueden no ser buenos candidatos para el formulario 8879 eSign, ya que un KBA exitoso puede no ser posible si tienen registros públicos limitados.
Tratamiento del error de verificación del SSN para KBA
Si encuentra el mensaje de error " Desafortunadamente, no hay preguntas disponibles para verificar su identidad para el número de seguridad social proporcionado", significa que nuestro proveedor de KBA no pudo recopilar suficientes datos de las agencias de crédito o registros públicos para crear el conjunto requerido de cinco preguntas basadas en el SSN proporcionado. Esto suele ocurrir cuando su actividad financiera no ha sido lo suficientemente importante a ojos del público como para generar el cuestionario de verificación.
Por el momento, no existe una solución directa para este problema. Para proporcionar una firma electrónica compatible de forma remota, es posible que tenga que seguir estos pasos:
- Imprima los formularios necesarios.
- Firme a mano los formularios impresos.
- Escanee los formularios firmados en el sistema.
Este proceso le permite proporcionar su firma respetando las normas de cumplimiento necesarias, a pesar del error de verificación del SSN.
Firma electrónica con firmas electrónicas cualificadas y avanzadas (QES/AdES)
La firma electrónica reconocida (QES) garantiza el cumplimiento de las normas más exigentes en materia de firma electrónica, cumpliendo los requisitos establecidos por los organismos reguladores europeos (eIDAS). QES tiene el mismo valor y efecto jurídico que una firma manuscrita.
La firma electrónica avanzada (AdES) funciona de forma similar a QES y sigue el mismo proceso en su portal de cliente. Sin embargo, a diferencia de QES, AdES no utiliza un certificado reconocido para verificar la identidad del firmante. En consecuencia, AdES suele considerarse menos vinculante jurídicamente que QES.
Si su empresa habilitó QES/AdES, se le notificará que el documento requiere un QES/AdES y deberá verificar su identidad antes de firmar.
Una vez que haga clic en el botón Firmar documento:
- Seleccione su país en el menú desplegable.
- Elija un proveedor de autenticación y siga el proceso de autenticación.
Dependiendo del proveedor seleccionado, es posible que se le pida que utilice su número de código de identidad personal, el sitio web o la aplicación del proveedor.
Para obtener más información sobre el proceso de autenticación del proveedor seleccionado, haz clic en el enlace situado en la parte inferior de la página Selecciona tu país y la aplicación de autenticación .
Una vez firmado el documento, verá el sello de firma en su parte inferior:
El documento está pendiente de firma electrónica, pero no hay campos de firma
Si un documento está pendiente de firma, pero no hay campos de firma electrónica, o bien no necesita firmarlo o debe acceder a la misma cuenta desde otra dirección de correo electrónico vinculada (para más detalles, vaya aquí).
A veces un preparador necesita firmas de ambos usuarios de la cuenta (por ejemplo, cónyuges) o sólo de uno. Si se ha solicitado la firma del otro usuario y aún no ha firmado, no verá ningún campo de firma electrónica. El documento permanecerá en estado Pendiente de firma electrónica hasta que el otro usuario haya firmado.
Si usted y su cónyuge utilizan el mismo ordenador para acceder a TaxDome y guardar sus datos de acceso, es importante gestionar correctamente las firmas de los documentos para evitar confusiones. Normalmente, las empresas añaden un espacio de firma para cada persona y envían los documentos en consecuencia. Pero, a veces, si uno de los dos se conecta con los datos de acceso guardados del otro, firma el documento y lo guarda, es posible que la otra persona no vea el campo de firma cuando se conecte, y eso puede resultar confuso. Para solucionarlo, inicia sesión con la cuenta correcta y firma el campo de firma que falta. Esto ayudará a mantener las cosas organizadas y claras para ambos.