Cómo firmar documentos

Las firmas electrónicas, reconocidas por la ley en muchos países (incluidos EE.UU., Canadá y Europa) desde principios de la década de 2000, son tan válidas como las firmas tradicionales en papel. No hace falta que visites la oficina de tu contable ni que envíes documentos por correo: basta con firmar cualquier documento directamente en tu portal de clientes o haciendo clic en un enlace del correo electrónico recibido. En este artículo te explicamos cómo.

Cubierto aquí:

Firma electrónica de documentos preparados por la empresa

Puedes revisar y firmar electrónicamente los documentos desde tu portal o directamente desde el enlace de correo electrónico recibido de tu empresa. 

  • Para revisar y firmar un documento desde el portal, ve a la sección Documentos de la página de inicio o haz clic en Documentos a la izquierda para encontrar los documentos pendientes de firma. Abre el documento que necesites.

  • Para revisar y firmar un documento desde el correo electrónico, abre el enlace en el correo electrónico. Ten en cuenta que caduca a los siete días de ser enviado. Por tanto, si ya ha caducado, pide a tu empresa que vuelva a enviar la solicitud de firma.

Después de abrir el documento, sigue estos pasos para firmarlo:

1. Si recibes la solicitud de firma por primera vez, lee la Divulgación de firmas electrónicas, acepta utilizar firmas electrónicas, marca la casilla y haz clic en Continuar.

2. Para empezar a firmar el documento, haz clic en Iniciar en el extremo derecho.

Si tu documento requiere un QES/AdES, el flujo es diferente. Lee la sección siguiente. 

3. Revisa el contenido y, a continuación, haz clic en los campos para firmar electrónicamente donde se te solicite. El contador Camposa rellenar de la parte superior te ayuda. Introduce tu firma y tus iniciales una sola vez; luego se utilizarán para los documentos posteriores.

4. Pulsa Siguiente para resaltar el siguiente campo. Nota: No puedes firmar un documento hasta que todos los campos estén rellenados.

5. Una vez rellenados todos los campos, pulsa Finalizar. Si se solicitó KBA , consulta la sección siguiente.

Rechazar la firma electrónica del documento

¿No quieres firmar? Haz clic en los tres puntos de la parte superior derecha del documento y seleccionaDeclinar firmar, luego confirma haciendo clic en No firmar electrónicamente. Ponte en contacto con la empresa para discutir otras opciones.

Editar tu firma electrónica

Una vez que firmes y pongas tus iniciales en un documento, tu firma electrónica y tus iniciales se utilizarán en los documentos siguientes cuando hagas clic en los campos obligatorios.

Si quieres editar tus iniciales o tu firma, pulsa en el campo requerido, haz los cambios y luego pulsa Insertar.

Activa Insertar en todas partes si quieres actualizar la firma o las iniciales en todas las partes del documento.

Añadir una firma manuscrita

No todo el mundo acepta firmas mecanografiadas, pero siempre puedes crear una manuscrita:

1. Haz clic en el campo Mi firma o Iniciales .

2. Cambia a la pestaña Dibujar , y luego firma con el dedo sobre la alfombrilla o con el ratón.

3. Haz clic en Insertar.

Si quieres rehacer la firma, haz clic en Borrar mientras editas y vuelve a firmar.

Firma electrónica con autenticación basada en el conocimiento (KBA)

KBA o Autenticación Basada en el Conocimiento es el proceso de verificación de identidad que el IRS requiere para firmar electrónicamente el Formulario 8879.

Si tu contable ha solicitado KBA, rellena todos los campos de firma como se ha descrito anteriormente, y luego haz clic en Finalizar con KBA dentro del documento. Responde a las preguntas para verificar tu identidad y haz clic en Finalizar. Tienes dos intentos para KBA y necesitas responder correctamente al menos a tres de las cinco preguntas.

KBA sólo es posible con un número de la Seguridad Social (SSN), no con un ITIN (Número de Identificación Personal del Contribuyente). Los ITIN se expiden a una persona física únicamente a efectos fiscales. Los ITIN no deben utilizarse como identificación para obtener un crédito. Los sistemas de crédito no los reconocerán como otra cosa que un SSN incorrecto, por lo que no pueden utilizarse para KBA.

Verás una notificación en la parte superior de la página cuando el documento se haya firmado correctamente.

Las preguntas de la Autenticación Basada en el Conocimiento (KBA) se generan a partir de bases de datos públicas y del historial financiero del firmante. Para que KBA sea un método fiable de verificar la identidad y mantener la seguridad de los datos confidenciales, se han incorporado varias salvaguardias al proceso KBA . Estas salvaguardias pueden impedir a veces que algunos firmantes completen un KBA. En raras ocasiones, la información de las bases de datos públicas es incorrecta y el firmante no puede proporcionar respuestas coincidentes. Diversos estudios de KBA indican que la tasa media de éxito de KBA ronda el 90%.

Algunas razones por las que los firmantes pueden no ser capaces de completar el proceso KBA son (entre otras):

  • Un contribuyente recién casado cuyos registros públicos utilizan sus apellidos de soltera y direcciones anteriores.
  • La información de los registros públicos puede ser incorrecta y es posible que nuestro software no pueda hacer coincidir esta información en la declaración.
  • La información de las bases de datos públicas puede ser incorrecta y tu cliente puede ser incapaz de responder a esas preguntas.
  • Los clientes jóvenes o los que se han mudado recientemente a EE.UU. pueden no ser buenos candidatos para el formulario 8879 eSign, ya que puede que no sea posible enviar un KBA si tienen pocos registros públicos.

Tratamiento del error de verificación del SSN para KBA 

Si encuentras el mensaje de error " Lamentablemente, no hay preguntas disponibles para verificar tu identidad para el número de la seguridad social facilitado", significa que nuestro proveedor KBA no pudo reunir suficientes datos de las agencias de crédito o de los registros públicos para crear el conjunto requerido de cinco preguntas basadas en el número de la seguridad social facilitado. Esto suele ocurrir cuando tu actividad financiera no ha sido lo suficientemente importante a ojos del público como para generar el cuestionario de verificación.

Por ahora, no existe una solución directa para este problema. Para proporcionar una firma electrónica compatible de forma remota, es posible que tengas que seguir estos pasos:

  1. Imprime los formularios necesarios.
  2. Firma a mano los formularios impresos.
  3. Vuelve a escanear los formularios firmados en el sistema.

Este proceso te permite proporcionar tu firma respetando las normas de cumplimiento necesarias, a pesar del error de verificación del SSN.

Firma electrónica cualificada y avanzada (QES/AdES)

La firma electrónica reconocida (QES) garantiza el cumplimiento de los más altos estándares de firma electrónica, cumpliendo los requisitos establecidos por los organismos reguladores europeos (eIDAS). QES tiene el mismo valor y efecto legal que una firma manuscrita.

La firma electrónica avanzada (AdES) funciona de forma similar a QES y sigue el mismo proceso en tu portal de cliente. Sin embargo, a diferencia de QES, AdES no utiliza un certificado reconocido para verificar la identidad del firmante. Como resultado, AdES se considera generalmente menos vinculante legalmente que QES.

Si tu empresa habilitó QES/AdES, se te notificará que el documento requiere un QES/AdES y tendrás que verificar tu identidad antes de firmar.

Una vez que hayas pulsado el botón Firmar documento:

  1. Selecciona tu país en el desplegable.
  2. Elige un proveedor de autenticación y sigue el proceso de autenticación.

Dependiendo del proveedor seleccionado, es posible que tengas que utilizar tu número de código de identidad personal, el sitio web o la aplicación del proveedor.

Para obtener más información sobre el proceso de autenticación del proveedor seleccionado, haz clic en el enlace situado en la parte inferior de la página Selecciona tu país y la aplicación de autenticación .

Una vez firmado el documento, verás el sello de firma en su parte inferior:

El documento está pendiente de firma electrónica, pero no hay campos de firma

Si un documento está pendiente de firma, pero no hay campos de firma electrónica, o bien no necesitas firmarlo o debes acceder a la misma cuenta desde otra dirección de correo electrónico vinculada (para más detalles, ve aquí). 

A veces un preparador necesita firmas de ambos usuarios de la cuenta (por ejemplo, cónyuges) o sólo de uno. Si se solicitó la firma del otro usuario, y aún no ha firmado, no verás ningún campo de firma electrónica en tu extremo. El documento permanecerá en estado Pendiente de firma electrónica hasta que el otro usuario haya firmado.

Si tú y tu cónyuge utilizáis el mismo ordenador para acceder a TaxDome y guardar vuestros datos de acceso, es importante gestionar correctamente las firmas de los documentos para evitar confusiones. Normalmente, las empresas añaden un espacio de firma para cada persona y envían los documentos en consecuencia. Pero a veces, si uno de vosotros se conecta con el login guardado del otro, firma el documento y lo guarda, es posible que la otra persona no vea el campo de firma cuando se conecte, y eso puede resultar confuso. Para resolverlo, inicia sesión con la cuenta correcta y firma el campo de firma que falta. Esto ayudará a mantener las cosas organizadas y claras para ambos.

¿Responde esto a tu pregunta? Gracias por los comentarios Ha habido un problema al enviar tu comentario. Vuelve a intentarlo más tarde.