Chats instantáneos seguros con tareas
Puedes comunicarte de forma segura y en tiempo real con tu preparador fiscal e intercambiar documentos en hilos de chat. Aquí aprenderás todo lo que necesitas sobre la mensajería a través de Chats.
Cubierto aquí:
- Responder a los chats
- Crear chats
- Tu lista de chats
- Gestionar tus tareas
- Incluir vídeos en los chats
- Gestionar documentos dentro de los chats
Responder a los chats
Cuando tengas un nuevo chat, verás una notificación en el menú principal. Todos los chats pendientes con el número de tareas por completar se muestran en el bloque Chats y Tareas de tu panel de control. También puedes acceder a ellos yendo a la sección Chats y Tareas.
Además de las tareas de los clientes, el propietario de la empresa puede enviar solicitudes de clientes a través del hilo de chat: cuestionarios breves mediante los cuales las empresas aclaran rápidamente los detalles que faltan. Las solicitudes se muestran como iconos en el hilo de chat. Cuando haces clic en él, se abre la página con las preguntas del cuestionario.
Recuerda que siempre recibirás una notificación por correo electrónico cuando tu contable te envíe un mensaje o solicite información adicional. Haz clic en el botón Ver chat o en el enlace del chat para verlo y responder a él.
Lee el chat de tu contable, escribe una respuesta en el campo de mensaje y haz clic en el icono de enviar cuando hayas terminado.
Puedes citar mensajes utilizando la opción Responder. Puedes citar tanto tus mensajes como los de tu empresa.
Crear chats
Nota: Crear un hilo de chat puede no estar disponible si tu empresa lo ha desactivado. En este caso, no verás el botón Nuevo chat .
Para iniciar un chat:
1. Ve a la sección Chats y Tareas y haz clic en Nuevo chat, o ve a la página de Inicio y haz clic en Nuevo chat en la sección Enlaces rápidos, a la derecha del panel de control.
2. Escribe un mensaje. Aplica formato y añade viñetas o listas numeradas. Dale un nombre al chat (puedes cambiarlo o editarlo más tarde).
3. Haz clic en Crear chat. A continuación, tu preparador recibirá una notificación informándole de que tiene un mensaje tuyo.
Tu lista de chats
Para ver todos tus chats, ve a Chats y Tareas en el menú principal. Si tienes chats sin leer, encontrarás la sección No leídos en la parte superior y los chats Leídos debajo, ordenados cronológicamente por la respuesta más reciente.
A la izquierda, una lista muestra información sobre la última hora de respuesta, el autor, el asunto y el estado de tus tareas para cada hilo. Los hilos no leídos se marcan con un icono de un avión de papel verde y un punto, y los hilos leídos se marcan con un icono de un avión de papel morado. Los hilos archivados se marcan con un plano gris.
Lo que puedes encontrar en esta página:
- Tanto tú como tu preparador podéis utilizar los Chats para hacer preguntas, obtener información y cargar y descargar documentos.
- Tu preparador recibe una notificación de que hay una pregunta pendiente y la responde.
- O una empresa o puedes iniciar un hilo de conversación.
- Todos los chats y archivos adjuntos están en una sola página.
- Tu preparador puede añadir tareas para ti dentro de un hilo de chat.
- Tu preparador puede añadir solicitudes de clientes dentro de un hilo de chat.
- Cuando hayas completado una tarea, tú o tu contable podréis marcarla.
- Todas las tareas son accesibles en una sola página.
- Una vez completado todo en un hilo de chat, tu preparador puede archivarlo.
Gestionar tus tareas
Tu contable puede asignar tareas dentro de un chat.
Si hay alguna tarea asignada al hilo de chat, aparecerá una sección llamada Tus Tareas dentro del hilo. También verás el número de tareas asignadas/completadas en el nombre del hilo de chat.
Las tareas se parecen a los elementos de una lista de tareas pendientes. Una vez completada una tarea, tú o tu contable podéis marcarla.
También puedes comprobar tus tareas directamente desde la notificación de tu panel de control.
Si quieres hacer un seguimiento de las tareas de todos tus chats en una sola página, ve a la pestaña Chats y Tareas, haz clic en el botón Filtrar, en el extremo derecho, y selecciona:
- Incompletas: Para ver todos los hilos de chat con tus tareas pendientes.
- Completado: Para ver todos los hilos de chat con tareas pendientes marcadas.
- Todos: Para ver todos los hilos de chat con tus tareas.
Luego haz clic en Aplicar.
Hay otras dos formas de filtrar chats. Puedes filtrar por:
- Intervalo de tiempo: ve los hilos de chat con respuestas o tus tareas creadas a partir de un intervalo seleccionado.
- Estado: ver sólo los hilos de chat con estado Activo o Archivo.
Incluir vídeos en los chats
A veces las palabras no bastan, y los elementos visuales son de gran ayuda. Incrusta vídeos de Loom, Vimeo, YouTube o Google Drive si quieres mostrar a tu preparador algo que te parece demasiado difícil de explicar. Haz clic en el icono de incrustar vídeo (la flecha de pulsar para reproducir) en la barra de herramientas de formato de texto y, a continuación, pega el enlace a tu vídeo.
Tu preparador podrá ver el vídeo dentro del hilo del chat.
