Chats instantáneos seguros con tareas
Puede comunicarse de forma segura en tiempo real con su preparador fiscal e intercambiar documentos en hilos de chat. Aquí aprenderás todo lo que necesitas sobre la mensajería a través de Chats.
Explicado aquí:
- Responder a los chats
- Crear chats
- Tu lista de chats
- Gestión de tareas
- Incluir vídeos en los chats
- Gestión de documentos en los chats
Responder a los chats
Cuando tengas un nuevo chat, verás una notificación en el menú principal. Todos los chats pendientes con el número de tareas por completar se muestran en el bloque Chats & Tareas de tu panel de control. También puedes acceder a ellos yendo a la sección Chats y tareas.
Además de las tareas de los clientes, el propietario de la empresa puede enviar solicitudes de clientes a través del hilo de chat: cuestionarios breves mediante los cuales las empresas aclaran rápidamente los detalles que faltan. Las solicitudes se muestran como iconos en el hilo de chat. Al hacer clic en él, se abre la página con las preguntas del cuestionario.
Recuerde que siempre recibirá una notificación por correo electrónico cuando su contable le envíe un mensaje o le solicite información adicional. Haz clic en el botón Ver chat o en el enlace del chat para verlo y responder.
Lee el chat de tu contable, escribe una respuesta en el campo de mensaje y, cuando hayas terminado, haz clic en el icono de enviar.
Crear chats
Nota: La creación de un hilo de chat puede no estar disponible si su empresa lo ha desactivado. En ese caso, no verás el botón Nuevo chat .
Para iniciar un chat:
1. Vaya a la sección Chats y tareas y, a continuación, haga clic en Nuevo chat, o bien vaya a la página de inicio y haga clic en Nuevo chat en la sección Enlaces rápidos, a la derecha del panel de control.
2. Escribe un mensaje. Aplica formato y añade viñetas o listas numeradas. 4. Dale un nombre al chat (puedes cambiarlo o editarlo más tarde).
3. Haga clic en Crear chat. A continuación, tu preparador recibirá una notificación para informarle de que tiene un mensaje tuyo.
Tu lista de chats
Para ver todos tus chats, ve a Chats y Tareas en el menú principal. Si tienes chats sin leer, encontrarás la sección No leídos en la parte superior y los chats Leídos debajo, ordenados cronológicamente por la respuesta más reciente.
A la izquierda, una lista muestra información sobre la última hora de respuesta, el autor, el asunto y el estado de tus tareas para cada hilo. Los hilos no leídos se marcan con un icono de avión de papel verde y un punto, y los hilos leídos se marcan con un icono de avión de papel morado. Los hilos archivados se marcan con un plano gris.
Lo que puede encontrar en esta página:
- Tanto usted como su preparador pueden utilizar los chats para hacer preguntas, obtener información y cargar y descargar documentos.
- Su preparador recibe una notificación de que hay una pregunta pendiente y la responde.
- O una firma o puedes iniciar un hilo de conversación.
- Todos los chats y archivos adjuntos están en una sola página.
- Su preparador puede añadir tareas para usted dentro de un hilo de chat.
- Su preparador puede añadir solicitudes de clientes dentro de un hilo de chat.
- Cuando haya completado una tarea, usted o su contable podrán marcarla.
- Todas las tareas son accesibles en una sola página.
- Una vez completado todo en un hilo de chat, su preparador puede archivarlo.
Gestión de tareas
Su contable puede asignar tareas dentro de un chat.
Si hay alguna tarea asignada a la conversación de chat, aparecerá una sección llamada Tus tareas dentro de la conversación. También verá el número de tareas asignadas/completadas en el nombre de la conversación.
Las tareas se parecen a los elementos de una lista de tareas pendientes. Una vez completada una tarea, usted o su contable pueden marcarla.
También puedes consultar tus tareas directamente desde la notificación de tu panel de control.
Si quieres hacer un seguimiento de las tareas de todos tus chats en una sola página, ve a la pestaña Chats y tareas, haz clic en el botón Filtrar situado en el extremo derecho y selecciona:
- Incompletas: Para ver todos los hilos de chat con sus tareas por completar.
- Completado: Para ver todos los hilos de chat con tareas pendientes marcadas.
- Todos: Para ver todos los hilos de chat con sus tareas.
A continuación, haga clic en Aplicar.
Hay otras dos formas de filtrar chats. Puedes filtrar por:
- Intervalo de tiempo: vea los hilos de chat con respuestas o sus tareas creadas a partir de un intervalo seleccionado.
- Estado: ver sólo los hilos de chat con estado Activo o Archivo.
Incluir vídeos en los chats
A veces las palabras no bastan, y los elementos visuales son de gran ayuda. Incrusta vídeos de Loom, Vimeo, YouTube o Google Drive si quieres mostrar a tu preparador algo que crees que es demasiado difícil de explicar. Haz clic en el icono de vídeo incrustado (la flecha de reproducción) de la barra de herramientas de formato de texto y pega el enlace al vídeo.
Su preparador podrá ver el vídeo directamente en el hilo de chat.
