Chats instantáneos seguros con tareas
Explicado aquí:
- Chats y tareas
- Creación de chats
- Responder a los mensajes
- Tu lista de chats
- Gestión de las tareas
- Incluir vídeos en los chats
- Gestión de documentos dentro de los chats
Chats y tareas
Los chats le permiten crear hilos de chat en los que puede comunicarse de forma segura y en tiempo real con su preparador fiscal:
- Tanto usted como su preparador pueden utilizar los chats para hacer preguntas, obtener información y cargar y descargar documentos.
- Su preparador recibe una notificación de que hay una pregunta pendiente y la responde.
- O una firma o puedes iniciar un hilo de conversación.
- Todos los mensajes y archivos adjuntos están en una sola página.
- Su preparador puede añadir tareas para usted dentro de un hilo de chat.
- Una vez que haya completado una tarea, usted o su contable pueden marcarla.
- Todas las tareas se pueden ver en una sola página.
- Una vez completado todo en un hilo de chat, su preparador puede archivarlo.
Creación de chats
Para iniciar un chat:
1. Vaya a la sección Chats y tareas y, a continuación, haga clic en Nuevo chat, o bien vaya a la página de inicio y haga clic en Nuevo chat en el panel de control.
2. Escribe un mensaje. Aplica formato y añade viñetas o listas numeradas. 4. Dale un nombre al chat (puedes cambiarlo o editarlo más tarde).
3. Haga clic en Crear chat. A continuación, tu preparador recibirá una notificación para informarle de que tiene un mensaje tuyo.
Responder a los mensajes
Cuando tengas un nuevo mensaje, verás una notificación en el menú principal. Todos los mensajes pendientes junto con las tareas que contienen se muestran en tu panel de control. También puedes acceder a ellos yendo a la sección Chats y Tareas.
Recuerda que siempre recibirás una notificación por correo electrónico cuando tu contable te envíe un mensaje o te pida información adicional. Haz clic en el enlace del mensaje para verlo y responderlo.
Lee el mensaje de tu contable, escribe una respuesta en el campo del mensaje y haz clic en el icono de envío cuando hayas terminado.
Tu lista de chats
Para ver todos tus chats, ve a Chats y Tareas desde el menú principal. Si tienes mensajes sin leer, verás la sección No leídos en la parte superior y los mensajes leídos más abajo. Todos los chats están ordenados cronológicamente por la respuesta más reciente.
A la izquierda, una lista muestra información sobre la última hora de respuesta, autor, asunto y estado de sus tareas para cada hilo. Los hilos no leídos se marcan con un icono de avión de papel verde y un punto, los hilos leídos - con un icono de avión de papel morado y los archivados con uno gris.
Gestión de las tareas
Su contable puede asignar tareas dentro de un mensaje.
Si hay alguna tarea adjunta al hilo de chat, aparecerá una sección Tus tareas dentro de él. También verá el número de tareas asignadas/completadas en el nombre del hilo de chat.
Las tareas se parecen a los elementos de una lista de tareas pendientes. Una vez completada una tarea, usted o su contable pueden marcarla.
También puedes consultar tus tareas directamente desde la notificación de tu panel de control.
Si quieres hacer un seguimiento de las tareas de todos tus chats en una sola página, ve a la pestaña Chats y tareas, haz clic en el botón Filtrar situado en el extremo derecho y selecciona:
- Incompletas: Para ver todos los hilos de chat con sus tareas por completar.
- Completado: Para ver todos los hilos de chat con tareas pendientes marcadas.
- Todos: Para ver todos los hilos de chat con sus tareas.
A continuación, haga clic en Aplicar.
Hay otras dos formas de filtrar los chats:
- Intervalo de tiempo: vea los hilos de chat con respuestas o sus tareas creadas a partir de un intervalo seleccionado.
- Estado: ver sólo los hilos de chat con estado Activo o Archivo.
Incluir vídeos en los chats
A veces las palabras no son suficientes, y las imágenes son de gran ayuda. Incrusta vídeos de Loom, Vimeo, YouTube o Google Drive si quieres mostrar a tu preparador algo que crees que es demasiado difícil de explicar. Haz clic en el icono de vídeo incrustado (la flecha de reproducción) en la barra de herramientas de formato de texto, y luego pega el enlace a tu vídeo.
Su preparador podrá ver el vídeo dentro del hilo de chat.
Gestión de documentos dentro de los chats
Es una buena idea utilizar Chats como un lugar rápido y conveniente para intercambiar documentos (piense: su W2, 1099-MISC, 1099-K, 1099-SA, etc.). El tamaño máximo de archivo permitido es de 200 MB.
Cuando tu contable suba un documento, y el hilo esté abierto en tu dispositivo, lo verás subir en tiempo real. Puedes subirlo desde tu dispositivo o enlazar documentos que ya estén subidos a TaxDome.
Haz clic en el botón 📎 Adjuntar en la parte inferior del hilo de chat y, a continuación, selecciona una preferencia:
- Adjuntar archivos desde TaxDome: Seleccione Desde TaxDome, luego haga clic en la carpeta y elija los documentos.
- Cargar archivos desde el ordenador: Seleccione Desde mi dispositivo y, a continuación, localice los documentos que desea cargar.
- Cargar archivos comprimidos: Seleccione Desde mi dispositivo y, a continuación, localice el archivo comprimido que desea cargar. Se descomprimirá automáticamente. Para más detalles, vaya aquí.
Si hay algún documento adjunto a la conversación de chat, aparecerá una pestaña Documentos dentro de ella con el icono del clip en el nombre de la conversación de chat. Abre esta pestaña para ver todos los documentos adjuntos o haz clic en + Añadir documento para adjuntar más.
Borrar documentos
Si subes un documento equivocado, elimínalo yendo a la pestaña Documentos del hilo de chat y haciendo clic en el icono de la papelera situado a la derecha del nombre del documento.
Visualización de documentos
Para ver cualquiera de los archivos que usted o su contable hayan subido a Chats , vaya a la pestaña Documentos del hilo de chat y haga clic en el icono del ojo para abrir el visor de documentos. Haga clic en Cerrar para volver a la pantalla de Chats.
Descarga de documentos
Para descargar a su ordenador o dispositivo un documento cargado en los chats, vaya a la pestaña Documentos del hilo de chat y haga clic en el icono de descarga.
Para más detalles sobre cómo especificar dónde se descargan los archivos, vaya aquí.
