Cómo ver, editar, descargar, imprimir y filtrar documentos

Explora las acciones de los documentos: vista previa, marcar como leído, editar, etc. Aprende a manejar documentos con facilidad en este artículo.

Explicado aquí:

Vista previa de documentos

Haga clic en el nombre del documento para verlo. Todos los PDF con El cliente puede ver y editar El nivel de permiso se abre en nuestro visor integrado, donde puede rellenar formularios, utilizar anotaciones, cambiar la orientación del documento y mucho más. Más información sobre el uso de nuestro editor integrado PDF.

Al previsualizar imágenes (jpg, jpeg, png, jfif, gif) o archivos PDF de una carpeta con el icono  El cliente puede ver permiso, gírelos en el sentido de las agujas del reloj o amplíelos y redúzcalos haciendo clic en los iconos de la derecha.

Mientras visualiza un documento, también puede descargarlo, ver su pista de auditoría, moverlo a otra carpeta, imprimirlo, editarlo o eliminarlo (algunas de estas opciones sólo están disponibles para documentos con el El cliente puede ver y editar permiso). Haga clic en el icono de tres puntos de la esquina superior derecha para acceder a estas opciones en el menú desplegable.

Haga clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y seleccione Mostrar más información para ver la descripción del documento, o los motivos de la desaprobación del documento o de la anulación de la firma (el botón no está disponible si no hay ninguno). Haga clic en la X de la derecha o seleccione Ocultar más información en el menú de tres puntos para cerrar la información adicional.

Si hay dos o más archivos en la carpeta actual, desplácese entre ellos utilizando los enlacesAnterior y Siguiente de la parte superior derecha.

Haga clic en Atrás en la parte inferior para volver a la lista de documentos.

Marcar documentos como leídos

En la subpestaña Recientes y Carpetas de la sección Documentos, todos los archivos que aún no se han visto o descargado y todas las carpetas que contienen dichos archivos se marcan con una etiqueta Nuevo . Esta etiqueta se mostrará hasta que se visualice o descargue el archivo.

Para eliminar esta etiqueta de cualquier archivo o archivos, vaya a la subpestaña Carpetas, seleccione la casilla situada a la izquierda de los documentos que desee marcar como leídos y, a continuación, haga clic en Marcar como leído encima de la lista. También puede seleccionar una carpeta para que todos los documentos que contenga se marquen como leídos.

Consultar el historial de un documento (Audit trail)

Siempre tiene la posibilidad de comprobar todos los eventos que han tenido lugar con un documento. TaxDomeEl registro de auditoría de 's le permite averiguar cuándo alguien ha realizado alguna de estas acciones:

  • cargado un documento
  • cambiar el nombre de un documento
  • ver un documento
  • descargado un documento
  • borrado de un documento
  • restaurar un documento
  • modificar un documento (PDFs)
  • firmó un documento
  • se negó a firmar un documento
  • no firmó con KBA
  • envió una solicitud de firma
  • canceló una solicitud de firma
  • selló un documento
  • desprecintar un documento
  • ha aprobado un documento
  • desaprobó un documento

Para acceder al historial de un documento, haga clic en el icono de los tres puntos y, a continuación, en Seguimiento de auditoría.

La siguiente información está disponible aquí:

  • USUARIO: nombre, apellidos y dirección de correo electrónico del usuario que ha accedido al fichero
  • EVENTO: qué ocurrió con el expediente
  • HORA DEL SERVIDOR: cuando tuvo lugar el evento
  • HORA DEL CLIENTE: cuándo tuvo lugar el evento para el cliente
  • DIRECCIÓN IP: la dirección IP del usuario que ha accedido al fichero
  • NAVEGADOR: el navegador utilizado cuando se produjo el suceso

Impresión de documentos

Para imprimir documentos e imágenes (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, etc.) de PDF desde una cuenta, haga clic en el icono de los tres puntos situado en el extremo derecho del nombre del documento y, a continuación, en Imprimir. También puede acceder al enlace Imprimir desde el visor de documentos.

Descargar documentos

Para descargar tus archivos, sigue estos pasos:

  1. Seleccione los archivos/carpetas que desea descargar y, a continuación, haga clic en Descargar en la barra de menús.

Nota: También puede acceder al enlace de descarga desde el visor de documentos.


2. Si se le solicita, elija dónde desea guardar el archivo y, a continuación, haga clic enGuardar.

3. Cuando termine la descarga, normalmente verás que aparece en la parte inferior de la ventana de tu navegador. Haga clic en el nombre del archivo para abrirlo. Para más detalles sobre cómo especificar dónde se descargan los archivos, vaya aquí. Si se han seleccionado varios archivos/carpetas, los documentos se empaquetarán en un archivo zip.

Borrar y restaurar documentos

Para eliminar un documento de TaxDome, colóquelo en la carpeta Basura. El archivo permanecerá allí durante 30 días y después se eliminará definitivamente. Los archivos borrados de una carpeta con El cliente puede ver y editar permiso de su contable también están disponibles en el Basura durante 120 días.

  1. Seleccione la casilla situada junto a los documentos que desea eliminar, haga clic en el icono de tres puntos situado en la parte superior derecha y, a continuación, haga clic en el botón Borrar enlace.

Otra forma de acceder a Eliminar es desde el visor de documentos.

2. O busque Borrar en la barra de menús.

3. A continuación, haga clic en Eliminar en la ventana emergente Confirmación de eliminación.

Nota: No podrás eliminar archivos de carpetas con El cliente puede ver  nivel de permiso.

Accede a todos los archivos borrados durante los últimos 30 días navegando hasta la subpestaña Papelera de la sección Documentos .

Nota:

  • Los archivos eliminados de diferentes carpetas se muestran en una lista. Puede ver la ubicación de un documento en la columna PATH .
  • Todavía puedes descargar archivos cuando están en la Papelera.
  • Al eliminar una carpeta, todos los archivos de la misma se depositan en la Papelera. Las carpetas vacías se eliminan inmediatamente.

Para restaurar un documento, haga clic en el ícono con los tres puntos situado a la derecha del nombre del documento y, a continuación, haga click en Restaurar.

  • Si no existe una ubicación para el archivo restaurado, se crea automáticamente.
  • La pista de auditoría del documento se restaura junto con el archivo.

Modificar las propiedades de un documento

Para editar la información del archivo, haga clic en el icono de tres puntos de la derecha y, a continuación, enEditar. Aquí puede cambiar el nombre y la descripción del archivo. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

Nota: No se pueden editar archivos de carpetas con El cliente puede ver  nivel de permiso.

Búsqueda de documentos

Para buscar documentos, escriba su nombre en el campo de búsqueda y pulseIntro en el teclado.

La lista de documentos se ajustará a sus especificaciones.

Filtrado de documentos

Los filtros son útiles cuando se buscan tipos específicos de documentos. Por ejemplo, si quieres encontrar rápidamente todos los archivos de PDF .

Para filtrar su lista de documentos preparados por la empresa:

  1. Haga clic en el botón Filtrar y, a continuación, seleccione el Tipo de archivo.
  2. Haga clic en Aplicar filtro.

A continuación, la lista se ajusta a sus especificaciones.

Ordenar la lista de documentos

A veces, es posible que desee ordenar una lista de documentos en lugar de filtrarla. La opción de clasificación también puede utilizarse con las funciones de búsqueda y filtrado para acotar aún más la búsqueda.

Puede ordenar la lista por el nombre de la carpeta y del archivo, por quién realizó la carga o por la fecha de carga. Haz clic en la flecha arriba-abajo situada junto a la cabecera de columna NOMBRE, CARGADO o USUARIO para ordenar la lista que aparece debajo.

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