Cómo ver, editar, descargar, imprimir y filtrar documentos

Cubierto aquí:

Previsualización de documentos

Haga clic en el nombre del documento para verlo. Todos los PDF con El cliente puede ver y editar El nivel de permiso se abre dentro de nuestro visor incorporado, donde puede completar formularios rellenables, utilizar anotaciones, cambiar la orientación de un documento y mucho más. Para conocer todo sobre nuestro editor de pdf incorporado, vaya a aquí.

Al previsualizar imágenes (jpg, jpeg, png, jfif, gif) o PDFs desde una carpeta con El cliente puede ver permiso, gírelos en el sentido de las agujas del reloj o acérquelos y aléjelos haciendo clic en los iconos de la derecha.

Mientras ve un documento, también puede descargarlo, ver su pista de auditoría, moverlo a otra carpeta, imprimirlo, editarlo, compartirlo o eliminarlo (algunas de estas opciones sólo están disponibles para documentos con El cliente puede ver y editar permiso). Haga clic en el icono de tres puntos de la esquina superior derecha para acceder a estas opciones en el menú desplegable.

Si hay dos o más archivos en la carpeta actual, muévase entre ellos utilizando los enlacesAnterior y Siguiente de la parte superior derecha.

Haga clic enCerrar en la parte inferior para volver a la lista de documentos.

Marcar documentos como leídos

Una vez que tu empresa haya subido un nuevo documento, verás una notificación al respecto en tu panel de control y en el menú. Haz clic en la notificación o ve a la subpestaña Recientes o Carpetas de la sección Documentos para ver los documentos subidos.

Para su comodidad, todos los archivos que aún no han sido vistos o descargados y todas las carpetas que los contienen, están marcados con una etiqueta de Nuevo . Esta etiqueta se mostrará hasta que el archivo sea visto o descargado. No obstante, puede eliminar esta etiqueta para cualquier archivo.

Para ello, seleccione la casilla de verificación situada a la izquierda de los documentos que desee marcar como leídos y, a continuación, haga clic en Marcar como leído, encima de la lista. O bien, seleccione una carpeta para que todos los documentos dentro de ella se conviertan en leídos.

Ver el historial de un documento (registro de auditoría)

Siempre tiene la posibilidad de comprobar todos los eventos que han tenido lugar con un documento. TaxDomeEl registro de auditoría de la empresa le permite saber cuándo alguien ha realizado alguna de estas acciones:

  • cargado un documento
  • cambiar el nombre de un documento
  • ver un documento
  • descargar un documento
  • borrado de un documento
  • restaurar un documento
  • modificar un documento (PDFs)
  • firmó un documento
  • se negó a firmar un documento
  • no ha firmado con KBA
  • envió una solicitud de firma
  • canceló una solicitud de firma
  • selló un documento
  • desprecintar un documento
  • aprobó un documento
  • desaprobó un documento

Para acceder al historial de un documento, haga clic en el icono de los tres puntos y, a continuación, en Seguimiento de la auditoría.

La siguiente información está disponible aquí:

  • USUARIO: el nombre, los apellidos y la dirección de correo electrónico del usuario que ha accedido al archivo
  • EVENTO: lo que ocurrió con el expediente
  • HORA DEL SERVIDOR: cuando tuvo lugar el evento
  • HORA DEL CLIENTE: cuando el evento tuvo lugar para el cliente
  • DIRECCIÓN IP: la dirección IP del usuario que ha accedido al archivo
  • NAVEGADOR: el navegador utilizado cuando se produjo el evento

Impresión de Documentos

Para imprimir documentos PDF e imágenes (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, etc.) desde una cuenta, haga clic en el icono de los tres puntos situado en el extremo derecho del nombre del documento y, a continuación, en Imprimir. También puede acceder al enlace de impresión desde el visor de documentos.

Descarga de documentos

Para descargar sus archivos, siga estos pasos:

  1. Seleccione los archivos/carpetas que desea descargar y haga clic en Descargar en la barra de menús.

Nota: También puede acceder al enlace de descarga desde el visor de documentos.


2. Si se le pide, elija dónde desea guardar el archivo y haga clic enGuardar.

3. Cuando termine la descarga, normalmente verás que aparece en la parte inferior de la ventana de tu navegador. Haga clic en el nombre del archivo para abrirlo. Para más detalles sobre cómo especificar dónde se descargan los archivos, vaya aquí. Si se han seleccionado varios archivos/carpetas, los documentos se empaquetarán en un archivo zip.

Borrar y restaurar documentos

Para eliminar un documento de TaxDome, póngalo en el Basura. El archivo permanecerá allí durante 30 días, y luego se borrará definitivamente. Los archivos borrados de una carpeta con El cliente puede ver y editar permiso de su contable también están disponibles en el Basura durante 120 días.

  1. Seleccione la casilla de verificación junto a los documentos que desea eliminar, сlick en el icono de tres puntos en la parte superior derecha, a continuación, haga clic en el Borrar enlace.

Otra forma de acceder a Eliminar es desde el visor de documentos.

2. O bien, busque Eliminar en la barra de menús.

3. A continuación, haga clic en Eliminar en la ventana emergente de Confirmación de eliminación.

Nota: No podrá eliminar los archivos de las carpetas con El cliente puede ver  nivel de permiso.

Acceda a todos los archivos que se han eliminado durante los últimos 30 días navegando por la subpestaña Papelera de la sección Documentos .

Nota:

  • Los archivos eliminados de diferentes carpetas se muestran en una lista. Puede ver la ubicación de un documento en la columna PATH .
  • Todavía puedes descargar archivos cuando están en la Papelera.
  • Cuando se elimina una carpeta, todos los archivos de una carpeta se colocan en la Papelera. Las carpetas vacías se eliminan inmediatamente.

Para restaurar un documento, haga clic en el ícono con los tres puntos situado a la derecha del nombre del documento y, a continuación, haga click en Restaurar.

  • Si no existe una ubicación para el archivo restaurado, se crea automáticamente.
  • La pista de auditoría del documento se restaura junto con el archivo.

Modificación de las propiedades de un documento

Para editar la información del archivo, haga clic en el icono de los tres puntos de la derecha y luego enEditar. Aquí puede cambiar el nombre del archivo y la descripción del mismo. Haga clic en Guardar para guardar sus modificaciones.

Nota: No se pueden editar los archivos de las carpetas con El cliente puede ver  nivel de permiso.


Búsqueda de documentos

Para buscar documentos, escriba su nombre en el campo de búsqueda y, a continuación, haga clic enla tecla "Intro" del teclado.

La lista de documentos se ajustará a sus especificaciones.

Filtrar documentos

Los filtros son útiles cuando se buscan tipos específicos de documentos. Por ejemplo, si quieres encontrar rápidamente todos tus archivos PDF.

Para filtrar su lista de documentos preparados por la empresa:

  1. Haga clic en el botón Filtro y seleccione el Tipo de archivo.
  2. Haga clic en Aplicar filtro.

A continuación, la lista se reduce a sus especificaciones.

Clasificación de la lista de documentos

A veces, es posible que desee ordenar una lista de documentos en lugar de filtrarla. La opción de clasificación también puede utilizarse con las funciones de búsqueda y filtrado para acotar aún más la búsqueda.

Puede ordenar la lista por quién cargó o por la fecha de carga. Haga clic en la flecha hacia arriba y hacia abajo que se encuentra junto a la cabecera de la columna CARGADO POR o FECHA CARGADA para ordenar la lista que se encuentra debajo.