Móviles: Mensajes seguros

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Mensajes

Mensajes es una herramienta de comunicación segura dentro de la aplicación que te permite crear hilos de conversación en tiempo real, como los DM. Tanto tú como tu contador reciben una notificación cuando uno de ustedes deja un nuevo mensaje. En Mensajes:

  • Habla con tu contable, pregunta y responde a sus preguntas.
  • Carga y descarga de formularios. 
  • Todos los mensajes y archivos adjuntos se almacenan en un solo lugar. 
  • Puedes adjuntar archivos.
  • Su contable puede añadir tareas por usted. 
  • Una vez que se ha completado una tarea, usted o su contable la comprueban. 
  • Si lo necesitas, también puedes ver todas tus tareas en una página aparte.
  • Una vez que se aborda todo en un hilo, su contador lo archiva.

Creación de mensajes

Si tiene alguna pregunta para su contable, envíe un mensaje:

1. Toque el icono de la hamburguesa en la parte superior izquierda, seleccione Mensajes y Tareas, y luego toque Nuevo Chat.

2. Escribe tu mensaje. Aplica el formato y añade viñetas o listas numeradas. 3. Ponerle un nombre al mensaje (es opcional, y puedes hacerlo más tarde o editarlo en cualquier momento).

3. Haga clic en Crear chat. Su preparador recibe entonces un correo electrónico diciendo que hay un mensaje pendiente de usted.

Ver y responder a los mensajes

Cuando haya un nuevo chat, verás una notificación en el menú principal. Todos los mensajes pendientes, junto con las tareas incluidas, se muestran en tu tablero. Haz clic en la notificación para ver y responder.

Siempre recibirás una notificación push cuando tu contable te envíe un mensaje o te pida información adicional. Toca la notificación para verla. 

Para acceder a tus mensajes, toca la sección Mensajes y Tareas .

Todos los mensajes están en la pestaña Activo o Archivado. Los mensajes dentro de la pestaña Activo necesitan atención. Una vez que usted ha respondido a ellos, su contador los archiva. Dentro de la pestaña Activo, los chats están ordenados cronológicamente y por la respuesta más reciente. La lista de hilos muestra información sobre la última hora de respuesta, el autor y el asunto, así como el estado de las tareas del cliente para cada hilo. Los hilos no leídos tienen una insignia verde al lado que indica el número de mensajes no leídos.

Puede que te resulte útil clasificar tus mensajes archivados para poder encontrarlos fácilmente. Los mensajes se pueden clasificar por asunto. Toca las flechas arriba-abajo a la derecha de ASUNTO para ordenar la lista que hay debajo.

Recuerda que siempre recibirás una notificación por correo electrónico cuando tu contable te envíe un nuevo mensaje o te pida más información. Haz clic en el enlace del mensaje para ver y responder. Lee el mensaje, escribe una respuesta en el campo del mensaje y haz clic en el icono de envío cuando hayas terminado.

Gestión de las tareas

Tu contable puede asignarte tareas dentro de un hilo de mensajes. Tendrán el aspecto de una lista de tareas. Tu contable puede añadir tareas a un hilo en cualquier momento. Una vez que una tarea se ha completado, tú o tu contable la tachan.

Vea sus tareas en las notificaciones de su tablero.

También puedes hacer un seguimiento de las tareas de todos tus hilos de mensajes en una sola página. Las tareas que se refieren a un hilo de mensajes aparecen siempre agrupadas. En la subpestaña Tareas del cliente dentro de la pestaña Mensajes y tareas , verás:

  • TASKS: el nombre de la tarea
  • ASUNTO: el nombre del mensaje. Tócalo para saltar al hilo de conversación.
  • PROGRESO: La primera cifra es el número de tareas completadas; la segunda, el número total de tareas en un hilo de mensajes.
  • FECHA DE CREACIÓN: cuando se añadió el mensaje
  • CREADOR: quien escribió el mensaje
  • ÚLTIMA RESPUESTA: cuándo se escribió la última respuesta y quién la escribió

Utilice el botón de filtro para seleccionar lo que quiere ver:

  • Todos: Se muestran los mensajes con las tareas completadas e incompletas.
  • Incompleto: Se muestran los mensajes con tareas incompletas.
  • Completado: Se muestran los mensajes con tareas completadas.

Para buscar una tarea concreta, escriba una palabra clave en el campo de búsqueda y pulse la tecla "Enter" del teclado. La lista de tareas se reduce en consecuencia. Filtre la lista para ver sólo los mensajes que contienen tareas completadas o incompletas o los mensajes creados por un usuario específico:

1. Pulse el botón Filtro .

2. Seleccione uno o dos filtros y pulse Aplicar.

La lista se reduce en función de los filtros aplicados.

Gestión de archivos en los mensajes

Carga de documentos

Dentro de un hilo de mensajes, su preparador puede pedirle que cargue los documentos necesarios para su preparación de impuestos (por ejemplo, el formulario W2, 1099-MISC, 1099-K, 1099-SA, etc.). El tamaño máximo de los archivos que se pueden subir es de 200 MB.

Sube archivos desde tu dispositivo o ya en TaxDome-o escanea documentos usando tu cámara. 

Para añadir archivos desde TaxDome, navegue hasta la pestaña Documentos dentro de un hilo de mensajes, pulse + Añadir documento, y luego Desde TaxDome. Seleccione la carpeta y pulse el nombre del archivo. Todos los archivos de la sección Tus Documentos están disponibles aquí.

Para cargar archivos desde su dispositivo:

1. Vaya a la pestaña Documentos , pulse + Añadir documento y, a continuación, Desde mi dispositivo.

2. Localiza los archivos que quieres subir desde tu dispositivo. 

3. Pulse Guardar para añadir el documento al mensaje.

Pulse el botón Escanear documento para hacer una foto de su documento. Obtenga más información sobre el escaneo aquí

Borrar documentos

Si ha subido un documento equivocado, elimínelo haciendo clic en el icono de la papelera situado a la derecha del nombre del archivo.

Visualización de documentos

Para ver cualquiera de los archivos que usted o su contable han subido a sus mensajes, haga clic en el nombre de la carpeta para ampliar la lista de documentos y, a continuación, haga clic en el icono del ojo para abrir el visor de documentos. Haga clic en Atrás para volver a la pantalla de documentos.

Descarga de documentos

Descargue cualquier archivo que haya sido cargado en Mensajes y Tareas por usted o por su contador.

Para descargar un archivo en su dispositivo:

1. Vaya a la pestaña Documentos , pulse el nombre de la carpeta para ampliar la lista de documentos y, a continuación, pulse el icono de descarga.

2. Toque Permitir para obtener TaxDome acceso a las fotos, los medios y los archivos de su dispositivo (sólo tiene que hacerlo una vez).

3. Seleccione la ubicación donde deben guardarse los archivos.

Cómo ver el historial de tareas de los mensajes: Registro de Auditoría

Siempre puedes ver todo lo que ha ocurrido con una tarea dentro de un mensaje. TaxDomeEl registro de auditoría de 's le permite averiguar cuando alguien...

  • ...ha añadido una tarea a un mensaje.
  • ...borró una tarea de un mensaje.
  • ...marcó una tarea como completada.

Para ver el historial de una tarea en un mensaje, pulse los tres puntos situados en el extremo derecho del mensaje y, a continuación, pulse Registro de auditoría de tareas.

En la ventana de la pista de auditoría, encontrará la siguiente información sobre el historial de un mensaje:

  • USUARIO: el nombre y el apellido y la dirección de correo electrónico de cualquier usuario que haya realizado cambios en la tarea
  • EVENTO: lo que ocurrió con la tarea
  • TAREA: cualquier cambio realizado en la tarea