Móvil: Gestión de documentos

Cubierto aquí:

Documentos

Todos los archivos cargados se almacenan en el Documentos dentro de una carpeta con El cliente puede ver y editar acceso. Para llegar desde Iniciopulse el icono de la hamburguesa en la parte superior izquierda y, a continuación, pulse Documentos.

Todos los documentos cargados por su contador o preparador de impuestos se almacenan en el Documentos dentro de una carpeta con El cliente puede ver acceso. Una vez que tenga un nuevo documento preparado por la empresa:

  • Aparece una notificación en la sección Documentos .
  • Recibes una notificación push.
  • El número de documentos no leídos aparece en su tablero.

Para ver los documentos almacenados dentro de una carpeta, pulse el nombre de la misma.

Aquí verá lo siguiente sobre cada documento:

  • NOMBRE: Un icono que muestra el tipo de archivo y, a continuación, el nombre del propio documento. Si aún no lo has visto, está marcado como NUEVO.
  • FECHA DE CARGA: El día/hora en que se cargó.
  • SUBIDO POR: Si está en una carpeta con El cliente puede ver acceso, verás el nombre de la persona que lo subió.
  • DESCRIPCIÓN: Las descripciones son opcionales, por lo que sólo verás una si el cargador ha añadido una.
  • ESTADO:
    • PENDIENTE DE PAGO: Esto significa que está bloqueado en una factura a la espera de su pago. El documento se desbloqueará para que puedas verlo una vez que realices el pago. 
    • PENDIENTE DE APROBACIÓN: Debe aprobarlo.
    • APROBADO: Lo ha aprobado.
    • Desaprobado: Lo ha rechazado.
    • PENDIENTE DE FIRMA ELECTRÓNICA: Debe firmarlo electrónicamente.
    • FIRMADO: Todos los firmantes lo han firmado electrónicamente.
    • FIRMA RECHAZADA: Todos los firmantes se han negado a firmarlo.
    • SELLADO: Su contable lo ha sellado. Cuando un documento está sellado, no se puede borrar, editar o mover.

Para ver la fecha de carga y la descripción, pulse los tres puntos a la derecha del nombre del documento y seleccioneMás información.

Para ir a otra carpeta, pulseDocumentos y seleccione la carpeta.

Previsualización de documentos

Obtenga una vista previa de los documentos utilizando el visor de documentos integrado en TaxDome: Toca el nombre del documento para verlo, luego toca Atrás para volver a tu lista de documentos.

Mientras ve un documento, puede compartirlo o descargarlo, ver su pista de auditoría, moverlo a otra carpeta y editarlo o eliminarlo (algunas opciones sólo están disponibles para los documentos dentro de las carpetas con un Cliente puede ver y editar acceso). Pulse los tres puntos de la esquina superior derecha para elegir entre las opciones.

If there are two or more documents in the current folder, move between them by using the < and > arrows on the top right.

Nota: La vista previa no es compatible con todos los tipos de archivos. Si la vista previa no está disponible, descargue el documento y véalo en una aplicación externa.

Seguimiento de la auditoría: Ver el historial de un documento

Para ver qué eventos han tenido lugar con un documento cargado por su empresa, visite su registro de auditoría. El registro de auditoría permite averiguar fácilmente si el documento se ha cargado, visualizado, descargado, firmado electrónicamente, renombrado, aprobado o rechazado.

Para acceder al historial de un documento, pulse los tres puntos y, a continuación, pulse Seguimiento de auditoría.

También puede acceder a la pista de auditoría desde el visor de documentos.

Aquí verás lo siguiente:

  • USUARIO: Muestra el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona que ha accedido al documento.
  • EVENTO: Es la acción que tuvo lugar con el documento.

Para ver más del historial de un documento -como cuándo se produjo un evento, la hora del usuario cuando se produjo el evento y la dirección IP y el navegador del usuario- utilice la aplicación webTaxDome .

Descarga de documentos

Para descargar documentos:

1. Pulse el nombre del documento en la lista.

2. Pulse los tres puntos de la parte superior derecha y seleccioneDescargar.

3. PulsePermitir para dar acceso a TaxDome a las fotos, los medios y los archivos de su dispositivo (sólo debe hacerse una vez).

4. Seleccione la ubicación donde se guardarán los documentos.

Borrar documentos

Cuando eliminas un documento, éste se mueve a la papelera y puede ser restaurado durante 120 días. Después de 120 días, el documento se elimina definitivamente. 

Para eliminar un documento:

1. Toque los tres puntos a la derecha del nombre del documento y luego toque Eliminar.

2. Pulse SUPRIMIR en la ventana emergente de confirmación de eliminación.

Nota: No puede eliminar los documentos cargados por su contable.

Para acceder a los documentos eliminados en los últimos 30 días, vaya a la sección de la  Papeleraen Documentos (deslice hacia la izquierda).

Nota:

  • Los documentos eliminados de diferentes carpetas se muestran en una lista.
  • Cuando se elimina una carpeta, todos los documentos que contiene se colocan en la sección de la Papelera . Las carpetas vacías se eliminan inmediatamente.

Para restaurar un documento, ábralo, pulse los tres puntos a la derecha del nombre del documento y seleccione Restaurar en el menú desplegable.

  • Si no se ha seleccionado una ubicación para el documento restaurado, se crea una.
  • Se restablece la pista de auditoría del documento.

Edición de documentos

Para editar un documento, pulse los tres puntos a la derecha de su nombre y seleccione Editar. También puede cambiar el nombre y la descripción. Pulse GUARDAR para conservar los cambios.

Nota: No puede editar los documentos cargados por su contable.

Búsqueda de documentos

Para buscar un documento, escriba una palabra clave en el campo de búsqueda y, a continuación, pulse Intro. Se muestra una lista de carpetas que contienen documentos con la palabra clave. Toque la x en el campo de búsqueda para borrar la búsqueda.

Filtrar documentos

Los filtros son útiles cuando se buscan tipos específicos de documentos; por ejemplo, todos los archivos de Microsoft Excel cargados en 2017.

Para filtrar la lista de documentos:

1. Toque el botónFILTRO y luego filtre por Tipo de archivo.

3. Pulse APLICAR FILTRO.

La lista se reduce en consecuencia.

Para borrar los filtros aplicados, pulseFILTRO y luego seleccione Restablecer.

Ordenar la lista de documentos

Es posible que desee ordenar una lista en lugar de filtrarla. La opción de ordenación también puede utilizarse junto con las funciones de búsqueda y filtrado.

En su dispositivo móvil, puede ordenar por nombre de documento. Toque la flecha a la derecha del encabezado de NAME para ordenar la lista que está debajo.