Aplicación móvil: gestión de documentos
Gestiona tus documentos de forma eficiente con la aplicación móvil aprovechando las funciones clave, como la vista previa, el acceso a registros de auditoría, la descarga, la eliminación, la edición, la búsqueda y el marcado de documentos como leídos. Saca el máximo partido a tu experiencia de gestión de documentos con estas habilidades esenciales.
Explicado aquí:
- Vista previa de documentos
- Registro de auditoría: visualización del historial de un documento
- Descargar documentos
- Eliminar documentos
- Edición de documentos
- Búsqueda de documentos
- Marcar documentos como leídos
Vista previa de documentos
Previsualiza documentos utilizando el visor de documentos integrado de TaxDome: toca el nombre del documento para verlo y, a continuación, toca el icono de la flecha hacia atrás para volver a la lista de documentos.
Mientras visualiza un documento, puede descargarlo, ver el registro de auditoría, mover el documento a otra carpeta y editarlo o eliminarlo (algunas opciones sólo están disponibles para documentos dentro de carpetas sin el icono del ojo). Mantenga pulsado un archivo o una carpeta, o pulse los tres puntos en la esquina superior derecha para elegir entre las opciones disponibles.
Nota: La vista previa no es compatible con todos los tipos de archivos. Si la vista previa no está disponible, descargue el documento y visualícelo en una aplicación externa.
Registro de auditoría: visualización del historial de un documento
Para ver qué eventos han tenido lugar en relación con un documento cargado por su empresa, consulte el registro de auditoría. El registro de auditoría facilita la visualización del historial del documento, incluyendo cuándo y por quién fue cargado, visto, descargado, firmado electrónicamente o renombrado, y si ha sido aprobado o rechazado.
Para acceder al historial de un documento, mantenga pulsado el documento y, a continuación, pulse Seguimiento de auditoría.
También puede acceder a la pista de auditoría desde el visor de documentos pulsando los tres puntos de la esquina superior derecha.
La siguiente información está disponible aquí:
- Usuario: nombre, apellidos y dirección de correo electrónico del usuario que ha accedido al fichero
- Evento: qué ha ocurrido con el expediente
- Hora del servidor: cuando se produjo el evento
- Hora del cliente: cuándo tuvo lugar el evento para el cliente
- Dirección IP: la dirección IP del usuario que ha accedido al archivo
- Navegador: el navegador utilizado cuando se produjo el suceso
Descargar documentos
Para descargar documentos:
1. Mantenga pulsado el nombre del documento en la lista.
2. SeleccioneDescargar.
También puede acceder a Descargar desde el visor de documentos.
3. Seleccione la ubicación donde se guardarán los documentos.
Eliminar documentos
Cuando eliminas un documento, se mueve a la papelera. Los documentos pueden restaurarse durante 120 días; transcurridos esos 120 días, el documento se elimina definitivamente.
Para eliminar un documento:
1. Mantenga pulsado el nombre del documento y, a continuación, pulse Eliminar.
2. Pulse Sí, eliminar en la ventana emergente ¿Está seguro?
Nota: No puede eliminar los documentos cargados por su contable.
Para acceder a los documentos eliminados en los últimos 120 días, vaya a la subpestaña Papelera de la sección Documentos .
Nota:
- Los documentos eliminados de diferentes carpetas se muestran en una lista.
- Al eliminar una carpeta, todos los documentos de esa carpeta se mueven a la Papelera. Las carpetas vacías se eliminan inmediatamente.
Para restaurar un documento, mantén pulsado sobre él y selecciona Restaurar.
También puede hacerlo desde la vista previa. Abra el documento, pulse los tres puntos situados a la derecha del nombre del documento y seleccione Restaurar.
- Si no hay ninguna ubicación seleccionada para el documento restaurado, se crea una.
- Se restablece la pista de auditoría del documento.
Edición de documentos
Para editar un documento, mantenga pulsado el documento y seleccione Editar. Puede cambiar el nombre y la descripción. Pulse Guardar para conservar los cambios.
Nota: No puede editar los documentos cargados por su contable.
También puede hacerlo desde la vista previa. Toca el documento, luego toca los tres puntos a la derecha del nombre del documento y selecciona Editar.
Búsqueda de documentos
Para buscar un documento, pulse el icono de la lupa en la sección Documentos , escriba una palabra clave en el campo de búsqueda y, a continuación, pulse Hecho. Verá una lista de carpetas y archivos que contienen la palabra clave. Para borrar la búsqueda, simplemente pulse la x a la derecha del campo de búsqueda.
Marcar documentos como leídos
Cuando veas una carpeta con un punto rojo en su icono, significa que tu contable ha añadido un nuevo documento que aún no has visto. Para eliminar el punto rojo, basta con mantener pulsada la carpeta y seleccionar Marcar como leído después de haber visto el nuevo documento. También puedes acceder a esta opción tocando los tres puntos en la parte superior derecha de la pantalla mientras estás en la carpeta.
